Online-Meetings, digitale Workshops und Webkonferenzen: Spätestens seit März 2020 gehört das zum Alltag vieler Berufstätiger. Doch worauf kommt es bei den digitalen Formaten an und wie schafft man als Präsentator virtuelle Nahbarkeit trotz räumlicher Distanz? Wir verraten neun Tipps, wie Moderator:innen für Austausch, Engagement und eine Kultur des gemeinschaftlichen Lernens im Online-Meeting und in virtuellen Konferenzen sorgen. 

Erinnern Sie sich noch? Damals, vor Corona, als man sich schon Tage zuvor auf Team-Offsites, Kommunikationskongresse oder Moderationstrainings freute. Ankommen, kennenlernen, Small Talk. Die Atmosphäre, die Menschen (und den Espresso) auf sich wirken lassen: Wohin setze ich mich? Auf welche Referent:innen bin ich neugierig? Mit wem unterhalte ich mich in der Pause? Vieles davon lief unbewusst ab, sorgte aber für positive Energie. Eine Energie, die – wenn die Event-Dramaturgie gut gewählt war – bis zum Ende hielt. Bei virtuellen Events und Webkonferenzen ist es für Moderator:innen oft viel schwieriger, diese Energie zu erschaffen und zu bewahren. 

Die gute Nachricht: Es liegt nicht daran, dass es virtuell unmöglich wäre. Es liegt an unserer fehlenden Erfahrung mit den neuen Formaten. Zu Beginn der Pandemie hatten wir bereits Tipps und Erkenntnisse geteilt aus den ersten Lockdown-Wochen. Heute, ein Jahr später, haben wir bei In A Nutshell Dutzende Learning-Sessions, virtuelle Trainings und Online-Meetings in verschiedenen - zumindest zum Teil kostenlosen - Tools moderiert und noch mehr darüber gelernt, was funktioniert und was nicht. In diesem Blogbeitrag verraten wir neun Do’s and Don'ts für Moderator:innen und Trainer:innen, damit das nächste Online-Meeting ein Erfolg wird.

Sie suchen weitere Insider-Tipps rund um das Präsentieren und Moderieren von Online-Meetings? In unserem Workshop zeigen wir Ihnen praxisnah, worauf es ankommt und machen Sie zum:zur geschulten Online-Seminar-Moderator:in. Interessiert? Sie erreichen uns unter info@nutshell.de oder +49 89 45 21 91 62. 

Online-Meetings richtig geben: Top-Tipps für virtuelle Workshops 

  1. Konzipieren Sie jedes Online-Meeting wie ein gutes Magazin
  2. Virtuelle Workshops: Konzentrieren Sie sich auf die ersten fünf Minuten
  3. Vermeiden Sie bei Online-Workshops Überforderung der Seminar-Teilnehmer – sie erzeugt Widerstand
  4. Digitale Meetings leben von Nähe und Vertrautheit - bauen Sie Berührungsängste ab
  5. Verbinden Sie in digitalen Seminaren lachen und lernen
  6. Online-Meeting: Digitale Interaktion heißt nicht Anarchie – auch in Webkonferenzen
  7. Online-Seminare ermöglichen neue Kontakte – schaffen Sie (virtuellen) Raum für persönlichen Austausch
  8. Online-Meeting-Tools verbinden Info und Interaktion - und können kostenlos sein
  9. Sorgen Sie für einen einprägsamen Abschluss des Workshops

1. Konzipieren Sie jedes Online-Meeting wie ein gutes Magazin

Wer nach 90 Minuten PowerPoint-Monolog glaubt, mit der Feedback-Runde am Ende noch echte Interaktion zu erzeugen, wird enttäuscht. Im besten Fall tauscht die Gruppe ein paar Worthülsen aus, im schlechtesten verabschiedet sich die Hälfte mit einem kurzen Dankeschön und dem Verweis auf Anschlusstermine via Chat.

Es gibt in Online-Meetings viel weniger soziale Kontrolle, und weniger Menschen harren aus Höflichkeit aus. Diese Erkenntnis aus 2020 macht es Referent:innen aber nur scheinbar schwieriger. Sie ist vor allem eine Chance: die Chance auf bessere Virtual Meetings – und das bis zum Schluss. 

Stellen Sie sich einen virtuellen Workshop vor wie ein gutes Magazin. Dort fänden Sie nie 20 Seiten Kurzmeldungen, gefolgt von 15 Infografik-Doppelseiten und zum Schluss alle Reportagen am Stück. Entscheidend ist eine Durchmischung von Interaktion, Information und Unterhaltung. Und am Ende des Online-Seminars gibt es einen passenden Rausschmeißer – dazu unten mehr.

Zusatztipp: Auch in einem Magazin schreibt nicht immer der:die gleiche Autor:in. Setzen auch Sie als Moderator:in in Ihrem Online-Meeting auf Teamwork. Ob es ein Sidekick ist, also ein:e stellvertretende:r Dialogpartner:in fürs Publikum, ein:e Co-Referent:in, mit dem Sie verbal Ping Pong spielen, oder ein:e Keynote-Speaker:in, der zwischendrin die Aufmerksamkeit bündelt – zu zweit sind Sie wirksamer. 

2. Virtuelle Workshops: Konzentrieren Sie sich auf die ersten fünf Minuten

„Ob ein Online-Meeting ein Erfolg wird, entscheidet sich, bevor es richtig startet.“ Das geben wir allen unseren Workshop-Teilnehmer:innen mit. Natürlich geht es hierbei um die richtigen Online-Meeting-Tools, vor allem aber darum, die nötige Energie zu vermitteln. Energie, die vor Corona oft schon dadurch entstand, dass die Workshop-Location eine besondere war und der Small Talk vorab mit bekannten oder neuen Gesichtern neugierig auf den Tag machte. 

Dieses fehlende Ankommen und Kennenlernen zu kompensieren, das ist Ihre Aufgabe als Referent:in eines virtuellen Workshops. Zentral sind hierbei der erste Kontakt und der erste Eindruck: Der erste Kontakt ist in der Regel die Einladung per Mail oder Chat-Nachricht. Sie sollte spätestens 48 Stunden vor dem Termin des Online-Meetings bei den Teilnehmer:innen sein und drei Elemente enthalten:

  • die Agenda
  • Hinweise zum Tool und zur Nutzung
  • ein Appetizer, der Neugierde und Vorfreude weckt. Das kann ein Lesetipp sein, ein kurzes Video-Statement von Ihnen oder die Einladung zu einer Umfrage (die dann im Online-Workshop wieder aufgegriffen wird)

Auch bei Online-Meetings geht es beim ersten Eindruck vor allem um Sie als Person: Früher sind Sie als Referent:in auch nicht erst auf die Minute in den Workshop-Raum reingeplatzt. Seien Sie mindestens 10 Minuten vorher da und ansprechbar – entweder für Technikfragen oder Small Talk. Stellen Sie direkt zu Beginn Transparenz her, wer alles im Online-Seminar anwesend ist. Vor allem in einer hierarchischen Organisation ist das wichtig. Und sorgen Sie dafür, dass Sie selbst professionell in Szene gesetzt sind – Stichwort Kamera, Ausleuchtung, offene und zugewandte Körperhaltung.

Wenn Sie Dialog in Ihrem Online-Seminar wollen, ermuntern Sie die Gruppe dazu: Vor einem Jahr baten viele Referent:innen noch darum, dass alle Teilnehmer:innen ihre Mikros stumm schalten. Wir sind sehr früh davon weggegangen – denn es erzeugt eine Zwei-Klassen-Gesellschaft, wenn man sich erst unmuten muss, bevor man antworten kann. 

Ganz wichtig ist es, die Teilnehmer:innen von Beginn an einzubeziehen, denn Frontalunterricht funktioniert virtuell noch weniger als im echten Leben. Starten Sie direkt mit dialogischen Formaten, die zur Gruppe und zum virtuellen Setting Ihrer Webkonferenz passen. In aller Regel ist das nicht die klassische Vorstellungsrunde, zumindest nicht bei Gruppengrößen von 20 und mehr. Was besser funktioniert, steht weiter unten …  

3. Vermeiden Sie bei Online-Workshops Überforderung der Seminar-Teilnehmer – sie erzeugt Widerstand

Mit Interaktion ist es so wie mit Sahnetorte: In Maßen fantastisch, aber zu viel verursacht psychischen und (gerade bei Sahnetorte) auch körperlichen Widerstand. Bevor wir uns interaktive Formate überlegen und verschiedene Online-Meeting-Tools miteinbeziehen, stellen wir uns diese 6 Fragen:

  • Inwiefern unterstützt die Methode das Workshop-Ziel? 
  • Wie viel Zeit haben wir für das Online-Seminar?
  • Welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen erfordert eine Übung?
  • … und wie viel persönliche Vertrautheit? 
  • Birgt die Methode Konfliktpotenzial?
  • Sind wir als Moderator:innen sattelfest in der Übung?

Spricht auch nur eine Antwort auf diese Fragen gegen eine bestimmte Übung, lassen Sie sie weg. Das Risiko ist zu groß, und es gibt virtuell genügend Alternativen. 

4. Digitale Meetings leben von Nähe und Vertrautheit - bauen Sie Berührungsängste ab

Vor allem zu Beginn von Online-Meetings sind interaktive Formate besonders hilfreich, um gleich für eine aktive, das Lernen fördernde Haltung zu sorgen. Hier sind drei Übungen jenseits der klassischen Vorstellungsrunde, die uns gefallen: 

Post-it-Puzzle als Hilfe bei virtuellen Workshops

Jede:r Teilnehmer:in des Online-Seminars klebt seine Kamera mit einem Post-it ab. Der Moderator nennt der Reihe nach einige Aussagen (z.B.: „Ich mache manchmal die Kamera aus, weil ich mit Katze oder Kindern kuscheln möchte“). Trifft eine Aussage auf einen Teilnehmer zu, zieht er sein Post-it ab, winkt in die Kamera und klebt es wieder hin. Die Übung ermuntert alle Anwesenden, das Video anzuschalten, dient dem Kennenlernen und gibt dem Referenten die Chance, durch gezielt gewählte Aussagen gleich Themen vom virtuellen Workshop anzuteasern.

Spiegelübungen helfen beim Kennenlernen der anderen Online-Seminar-Teilnehmer:innen

Jede:r Teilnehmer:in stellt sich mit Namen und drei Schlagworten vor. Danach gibt er das Wort an eine nächste Person weiter. Dieses spiegelt die Vorstellung von Teilnehmer:in 1 und stellt sich dann selbst vor. Da jeder jederzeit der nächste sein könnte, steigert die Übung die Aufmerksamkeit bei allen.

Wahr oder falsch? - das Spiel für Online-Seminare und virtuelle Workshops

Jede:r Teilnehmer:in stellt sich vor – und ergänzt eine individuelle Aussage, zum Beispiel „Ich bin nebenberuflich Origami-Künstlerin.“ Die Gruppe rät, ob die Aussage wahr ist (Daumen hoch) oder falsch (Daumen runter). Die Person löst auf und gibt weiter. Erweiterung: Wer es schafft, dass die Mehrheit der Gruppe eine falsche Aussage glaubt, gewinnt einen Preis. Anmerkung: In Online-Meeting-Gruppen mit mehr als 15 Teilnehmer:innen sind die Übungen zwei und drei weniger geeignet, da zu langatmig

5. Webkonferenzen: Verbinden Sie auch im Online-Seminar lachen und lernen

Lachen fördert die Gedächtnisleistung und verbessert die Gehirnaktivität – das ist wissenschaftlich bewiesen. Gerade in angespannten beruflichen Settings kann Lachen zudem helfen, Distanz oder Ängste abzubauen. Am effektivsten sind Formate, die inhaltlich auf das Online-Meeting eingehen.  

Wir arbeiten – wenn die Workshop-Gruppen nicht zu groß sind (< 10) – zum Beispiel gerne mit einer individualisierten Form des Online-Meeting-Tools Skribbl – einer digitalen Adaptation des Klassikers „Montagsmaler“. Einer malt mit Mouse oder Trackpad einen Begriff, den nur er sieht. Die anderen raten im Chat. Der Spaßfaktor wird zusätzlich erhöht, wenn Sie individuelle Begriffe hinterlegen.

Das Online-Meeting-Tool Meeting-Bingo sorgt ebenfalls für gute Laune. Zudem steigern Sie spielerisch die Aufmerksamkeit. Erstellen Sie vorher ein Set an Bingo-Karten – statt mit Zahlen, wie früher im Cluburlaub an der Bar, mit Begriffen, die im Laufe des Online-Meetings vorkommen werden. Verschicken Sie die Zettel mit der Bitte, dass sich jeder einen ausdruckt, und erklären Sie das Spiel zum Start. Am besten direkt verbunden mit einem Gewinn, der zum Thema Ihres virtuellen Workshops passt.  

Echte Gute-Laune-Turbos sind Übungen, bei denen die Gruppe kurz „körperlich arbeitet“. Auch im Rahmen eines Online-Seminars funktioniert dieser Tipp, entgegen der ersten Erwartung, prima. Unser Favorit ist aktuell „Klopfen und wischen“. Alle Teilnehmer:innen des Online-Meetings heben beide Hände in die Kamera und stellen sich vor, sie hätten eine Glasscheibe vor sich. Mit einer Hand wischen sie nun über diese, mit der anderen klopfen sie dagegen. Schon diese unterschiedlichen motorischen Anforderungen bringen so manchen an seine Grenzen. Wenn Sie die Workshop-Teilnehmer:innen jetzt noch bitten, die Hände zu wechseln, wird es noch unkoordinierter und entsprechend lustig für alle. Allerdings geht es bei der Übung nicht nur um die Erheiterung: Es ist nachgewiesen, dass es die Vernetzung unserer Gehirnhälften verbessert, wenn wir bewusst unterschiedliche Bewegungen mit beiden Händen oder Armen durchführen.   

Zum Abschluss des Online-Meetings noch eine Prise visuelles Teambuilding. Schießen Sie ein virtuelles Gruppenfoto: Alle Anwesenden positionieren sich so vor der eigenen Webcam, dass die nach außen zeigenden Hände die Bildschirmränder berühren. Die Webcam-Übersicht sieht nun so aus, als würden sich die Teilnehmer:innen anfassen. Das Gruppenbild teilen Sie im Nachgang als Erinnerung an den virtuellen Workshop. Dass Sie vorher die Genehmigung aller abfragen, versteht sich von selbst.

6. Online-Meeting: Digitale Interaktion heißt nicht Anarchie – auch in Webkonferenzen

So wertvoll Interaktion und Miteinander sind, die Spielregeln des Online-Seminars setzen Sie: Das Wichtigste ist, dass Sie klar artikulieren, wenn es Störungen gibt. Wenn jemand unmuted E-Mails tippt oder sonstige Hintergrundgeräusche andauern, wenn jemand erkennbar mit anderen im Raum spricht oder sich im Chat des Online-Meetings Paralleldialoge entwickeln, dann ist es Ihre Aufgabe als Moderator:in einzugreifen. Denn was Sie stört, stört wahrscheinlich auch die meisten der Teilnehmer:innen des Online-Seminars.

Im ersten Schritt sprechen Sie den Störer im 1:1-Chat an. Wenn das nicht hilft, können Sie ihn muten (zumindest in den meisten Online-Meeting-Tools). Wiederholt sich die Störung, ist auch ein Hinweis in der großen Runde erlaubt – je nach Setting erst anonymisiert, danach namentlich. Viele Referent:innen tun sich hiermit schwer, aber Sie sind es Ihrer Gruppe schuldig. Und auch sich selbst – denn wer Störungen nicht unterbindet, verliert selbst schnell die Konzentration.

Wer mit etwas mehr Humor für Ruhe sorgen möchte, dem können Moderationskarten für Virtuelle Meetings helfen. Wir nutzen gerne das Kartenset von konferenzkit.de, das auch die passenden Motive für kurze „Ordnungsrufe“ wie diese enthält:

 
 
 
 
 
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7. Online-Seminare ermöglichen neue Kontakte – schaffen Sie (virtuellen) Raum für persönlichen Austausch

Breakout Rooms sind inzwischen bekannt, die Vorteile schnell genannt: Es braucht kein technisches Vorwissen bei den Teilnehmern des Online-Meetings, da der Moderator die Gruppen einrichtet. Die Interaktion in kleineren Gruppen ist intensiver, was kreativen Austausch und Ideenentwicklung fördert. Zudem schaffen Sie Augenhöhe, weil die Chance steigt, dass  jeder zu Wort kommt.

Wenn Sie jedoch allein eine große Gruppe aufteilen, können Sie – zumindest bei den meisten kostenlosen Online-Meeting-Tools – nicht einfach von Room zu Room zu springen, um die einzelnen Kleingruppen zu betreuen. Wir haben hier gute Erfahrungen mit dem Online-Meeting-Tool Wonder.me gemacht. In dem Tool bauen Sie virtuelle Welten mit diversen Arealen und die Teilnehmer:innen können ihre Avatare frei darin bewegen. Sobald sich zwei oder mehr Avatare treffen, startet ein Video-Chat. Ähnlich funktioniert das Online-Meeting-Tool gather.town, das mit seinem 2D-Pixel-Look an alte Atari- oder Gameboy-Zeiten erinnert. 

8. Online-Meeting-Tools verbinden Info und Interaktion - und können kostenlos sein 

PowerPoint-Charts oder Referentenansicht - früher musste man sich für eines von beiden entscheiden, was einer der größten Nachteile von Online-Seminaren war. Ohne Charts fehlt eine Vermittlungsebene, wenn man den Referent:innen nicht im Hauptscreen sieht, gehen Nähe und Emotion verloren. Neue Online-Meeting-Tools ermöglichen es inzwischen, mit dem eigenen Inhalt zu interagieren, während man präsentiert. Unser Tool-Favorit für virtuelle Workshops ist derzeit mmhmm, ähnlich funktioniert Prezi Video (das gab es übrigens schon vor Corona). Sie können PowerPoints, Fotos und Videos importieren und das Arrangement von Sprecher:in und Präsentation frei gestalten. mmhmm ist intuitiver und läuft reibungslos in den bei uns meistgenutzten Online-Meeting-Plattformen Zoom und Google Meet.

Wichtig: Beide Tools brauchen Einiges an Praxis – allein wegen der standardmäßig spiegelverkehrten Darstellung in der virtuellen Kamera. Nutzen Sie daher die Funktion, testweise Videos von sich selbst aufzunehmen, bevor Sie „live on stage“ im Rahmen von Online-Meetings präsentieren.

9. Sorgen Sie für einen guten Online-Workshop-Abschluss

Eine der zentralen Digital-Meeting-Erkenntnisse aus 2020: Feedback-Runden funktionieren virtuell nicht gut, weil Teilnehmer:innen der Online-Seminare – gedanklich oder sogar real – abschalten. Die Ungeduld ist virtuell größer, das Folge-Meeting poppt bei vielen schon im Kalender auf. 

Vertraut man aber Autor Rolf Dobelli und seinem lesenswerten Management-Buch „Die Kunst des klaren Denkens“, erinnern wir uns – neben dem Höhepunkt – vor allem an den Abschluss eines Erlebnisses. Das gilt auch für Formate wie Online-Meetings, digitale Workshops oder Webkonferenzen. Umso wichtiger ist es daher, dass Sie Ihr Online-Meeting mit einem echten Highlight abschließen. Das kann das virtuelle Gruppenbild sein (siehe oben), oder aber eine passende Feedback-Alternative. 

Dazu zwei Vorschläge: Nutzen Sie ein Abstimmungs-Tool wie Mentimeter, bei dem alle im Freitext-Modul ihr Fazit zum virtuellen Workshop notieren. Oder aber bitten Sie zum „Hit-Storm“ im Chat. Die Frage: „Was war heute für mich der Hit?“ Alle Online-Seminar-Teilnehmer antworten gleichzeitig.

Beide Wege beschleunigen den Ausklang des Workshops, ohne dass die wichtige Funktion des Feedbacks verloren ginge. Bei Mentimeter erhalten Sie durch die Anonymität zudem eventuell noch ehrlichere Antworten.

Ganz wichtig: Das letzte Wort haben im Anschluss Sie. Dass Sie es nutzen, um der Gruppe Ihres Online-Meetings zu danken, versteht sich von selbst (je konkreter der Dank, desto wertschätzender wird er übrigens wahrgenommen). Zudem aber sollten Sie den Menschen noch etwas mitgeben, als Erinnerung an den Virtual Workshop oder zum Weiterdenken. Das kann ein ergänzendes Whitepaper sein, die Workshop-Unterlage selbst, die sie per Download-Link teilen oder ein letztes Bild, das nochmals zum Lachen anregt, zum Nachdenken oder sogar zu beidem. 

Unsere liebsten kostenlosen Online-Meeting-Tools auf einen Blick:

Wonder.me + Interaktive Oberfläche
+ Leichter Wechsel von Breakout-Room zu Breakout-Room
Skribbl + Digitale Version von „Montagsmaler“
+ Spielen bricht Distanzen auf
gather.town + Ähnliche Vorteile wie wonder.me
+ Charmanter Retro-Look
mmhmm + Kombination aus Referenten- und Präsentationsansicht
+ Interaktion mit eigenen Folien
Dies ist nur eine Übersicht ausgewählter kostenloser Online-Meeting-Tools. Noch mehr Insider-Tipps verraten wir in unserem Workshop

Ein Online-Seminar über Online-Seminare? Klingt zwar absurd, ist jedoch im Hinblick auf die „New Work“-Entwicklungen sehr lohnenswert. Neun Tipps und Tricks haben wir bereits verraten – noch mehr praxisnahe Beispiele und weitere Empfehlungen zu unseren liebsten Online-Meeting-Tools erhalten Sie in unserem digitalen Workshop „Mehr Interaktion in virtuellen Meetings“. Weitere Infos zu unserem Workshop-Angebot und unseren Leistungen erhalten Sie auf nutshell.de/leistungen oder per Mail an info@nutshell.de.

Und jetzt Ihr Feedback bitte: Welche Erfahrungen haben Sie gemacht bei der Moderation von Online-Meetings? DANKE für Ergänzungen in den Kommentaren!

 

final: Frank Oschwald, Head of Digital Strategy

Frank Oschwald, Head of Digital Strategy



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