Alle 14 Tage gemeinsames Pizza-Essen, zwei Stand-ups die Woche, persönliche Mitarbeitergespräche und jeden Montag eine Wochenmail. Und von Zeit zu Zeit flattert dann  noch ein digitaler Rundbrief der Geschäftsführung rein mit Einschätzungen zur Weltpolitik im Allgemeinen und zu In A Nutshell im Besonderen. Auch vor Corona fanden wir unsere interne Kommunikation in der Kommunikationsagentur schon ziemlich gut. 

Um jetzt zu merken, wie unzureichend sie ist. Und wie wenig vorbereitet wir alle auf Tage wie diese waren – anfangs hatten manche ja wirklich noch geglaubt, es seien nur „Tage“… Zeit für eine Zwischenbilanz nach einem Monat Home Office. Hier sind unsere sechs wichtigsten Erkenntnisse in puncto interner Kommunikation:

1. Man kann nicht genug reden: Home Office macht mürbe. Wir erleben es – je nach Gemüt, Arbeitsbelastung und Balkongröße – im Team in unterschiedlicher Intensität, aber inzwischen hadern alle. Umso wichtiger ist es, jede Gelegenheit zum Austausch zu nutzen, die sich bietet. 

Ab Tag eins hatten wir digitale Stand-ups per Hangouts-Videokonferenz organisiert. Anfangs waren es rein informative Updates, inzwischen haben wir von einigen Kollegen gehört, wie sehr sie den kollektiven Small Talk schätzen. 

Was wir aber auch gelernt haben: Ohne Gesprächsleitung durch die Führungskräfte geht es kaum – eine wirkliche Unterhaltungskultur entwickelt sich nicht. Umso wichtiger ist, dass man sich zumindest live sieht. Daher sind alle im Team gehalten, ihre Kameras anzuschalten – genauso, wie wir es auch unseren Kunden in unseren 5 Tipps zu professionellen Virtual Meetings empfehlen.

Noch wichtiger sind die täglichen Bereichs-Meetings und Rundrufe unserer Geschäftsführerin bei möglichst vielen Kollegen. Erst dann entwickeln sich echte Gespräche abseits vom Agenturalltag. Zu zweit braucht es auch gar keinen Augenkontakt. Vielmehr hat sich bewährt, den Mitarbeitern einen gemeinsamen Spaziergang anzubieten, an dem man läuft und dabei redet – bloß eben getrennt. Das tut allen Mitarbeitern (und der Geschäftsführung) gut, und das Gespräch wird  schnell sehr konstruktiv.  

Augenscheinlich wird der Bedarf an kollegialem Austausch auch in den vielen Projekt-Telcos und -Hangouts. Fast immer sind die Kollegen sogar ein paar Minuten zu früh, um vor dem offiziellen Teil unter sich noch ein paar frotzelnde Worte wechseln zu können. Dumm nur, dass die meisten Kunden auch so pünktlich sind…

Geben wir den Teams auch virtuell ihre Freiräume

2. Top-Down funktioniert nicht. Eine freiwillige virtuelle Kaffeepause am Nachmittag – das fanden wir als Agenturleitung eine super Idee und stellten dem Team eine Videokonferenz-Session ein. Dann tranken wir dort mehr oder weniger unseren Kaffee solo. Bei der selbstinitiierten Raucherpause der „Smoking Nuts“ hingegen geht es jede Woche virtuell hoch her.
Rückblickend nachvollziehbar: Im echten Leben brauchen die Teams auch ihre Freiräume. Geben wir sie ihnen auch virtuell!

3. Wertschätzung ist virtuell noch wichtiger. Oder anders: Slack ist vielleicht effektiv, aber in der Regel nicht empathisch. Da reichen auch ein paar Emojis nicht 🤷‍♂️ Wir haben gelernt: Echtes Lob bringt man am besten im persönlichen Gespräch zum Ausdruck.

4. My Home is my castle. Wir alle gewinnen dieser Tage Einblicke in diverse Home Offices. Allerdings sollten wir uns bewusst sein, dass die Menschen uns absichtlich meist nur diesen oder jenen Ausschnitt gewähren.  Daher sehen wir beim einen immer die gleiche Küchen-Silhouette und beim anderen stets ein und dieselbe Bücherwand. Inszenierte Fotos für ein Home Office-Bilderbuch auf LinkedIn steuern die meisten noch bei. Wechselnde Home Office-Führungen, wie wir sie zu Beginn vorgeschlagen haben, stießen allerdings auf wenig Begeisterung. Wir haben gelernt: Ihre Privatsphäre ist vielen heilig – auch virtuell.

Frust und Langeweile daheim nahmen zu

5. Frust muss man thematisieren. Nach zwei Wochen wurde immer deutlicher, dass Frust und Langeweile daheim zunehmen. Solche Schwingungen müssen thematisiert werden. Einerseits sachlich, was wir in persönlichen Gesprächen und in Morgenrunden getan haben. Andererseits auch auf einer Metaebene, denn Emotionen kann man am besten mit Emotionen begegnen. Wir haben uns für ein Self-Made-Video entschieden, das Home Office mal aus einer ganz anderen Perspektive zeigt:

Sehen Sie das ganze Video auf YouTube – einfach auf das Foto klicken und wir leiten Sie weiter

Ebenfalls ein guter Stimmungs-Booster war das abendliche Virtual Pub Quiz, ein Format, das Corona bei uns auf jeden Fall überleben wird!

6. Perspektiven ja, Visionen nein. Ende April haben wir im Standup den klaren Zeitplan zur Rückkehr ins Büro vorgestellt – mit allen Details, Sicherheitshinweisen und auch mit dem Eingeständnis, dass wir an manchen Stellen selbst noch Fragezeichen haben. Trotzdem: Die kollektive Erleichterung war spür- und hörbar, endlich eine greifbare Perspektive zu haben. Unsere vorigen „Wir diskutieren Szenarien“- und „Wir machen uns Gedanken”-Versprechen waren – wenn man sie ehrlich dechiffriert – notgedrungen eher Lippenbekenntnisse gewesen. Niemand hat uns deswegen kritisiert, aber unser Reden verhallten schlichtweg im Google Hangouts-Äther. Für vage Visionen sind die Menschen in diesen wenig visionären Zeiten kaum empfänglich.

Fazit: Egal, wie „digital native” eine Organisation auch ist: Die interne Kommunikation und damit das Miteinander leiden immer. Heute sagte mir ein Mitarbeiter, als ich zum Old-School-Medium Telefon griff, wie lange wir doch nicht mehr richtig gesprochen hätten. Und das „Schön, dich zu hören“, klang selten so ehrlich.